Retenções na fonte em pagamentos de convênios: o imposto que sai antes de você receber
Você emitiu uma nota de R$ 10 mil. O convênio pagou, mas o valor que caiu na conta foi menor. Antes de achar que houve erro, vale saber que existe uma explicação bem comum: a retenção na fonte.
O que é a retenção na fonte
Quando uma empresa paga por serviços profissionais, como os de saúde, ela pode ser obrigada a separar uma parte do valor para pagar impostos em nome de quem prestou o serviço. Ou seja, o imposto sai antes de o dinheiro chegar até você.
Para empresas de saúde não optantes pelo Simples Nacional, os pagamentos por serviços profissionais podem estar sujeitos à retenção do IRRF de 1,5%, além da retenção de PIS, Cofins e CSLL, que, nas hipóteses previstas em lei, totaliza 4,65%.
Entretanto, as retenções dependem da natureza dos serviços, do regime tributário e das características da fonte pagadora. Serviços hospitalares e pagamentos efetuados por órgãos públicos, por exemplo, podem estar sujeitos a regras específicas. O ISS também deve ser analisado conforme a legislação municipal.
Um exemplo para visualizar
Imagine uma nota de R$ 10.000. Com IRRF de 1,5% (R$ 150) e CSRF de 4,65% (R$ 465), o depósito seria de R$ 9.385.
Atenção: esse exemplo vale para empresa não optante pelo Simples Nacional e não considera ISS. Se o seu município exige a retenção do ISS, o valor depositado pode ser ainda menor. O seu caso depende da natureza do serviço, do regime tributário e da fonte pagadora.
Esse valor não é um custo extra
Aqui está o ponto que muita gente perde. O que foi retido não é um imposto a mais. É uma antecipação do imposto que a sua clínica já teria de pagar. Por isso, esse valor precisa ser abatido na apuração.
Se ninguém confere as retenções, o abatimento pode não acontecer. Nesse caso, pode acontecer de a clínica pagar o mesmo imposto duas vezes: uma vez na fonte e outra na guia mensal.
E quem é do Simples Nacional?
As clínicas e empresas médicas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não estão sujeitas à retenção do IRRF de 1,5% nem das contribuições federais de 4,65% sobre os serviços prestados a outras pessoas jurídicas de direito privado.
Para evitar retenções indevidas, é importante informar corretamente a condição de optante pelo Simples Nacional, apresentar as declarações exigidas e conferir os demonstrativos de pagamento. A retenção do ISS, quando cabível, segue regras próprias e pode ocorrer mesmo para empresas do Simples Nacional.
Quatro passos para não perder dinheiro
Emita a nota correta. Confira se ela traz o regime da empresa, o tipo de serviço e, se for o caso, a indicação de optante pelo Simples.
Concilie cada recebimento. Compare o valor da nota com o que caiu na conta. Toda diferença precisa ter uma explicação: IRRF, CSRF, ISS ou outro desconto.
Guarde os comprovantes. Peça e arquive os informes e demonstrativos de retenção de cada convênio ou empresa pagadora. Sem eles, fica difícil provar o que foi retido.
Compense na apuração. Leve as retenções para a contabilidade para que sejam abatidas dos impostos do período.
Esses quatro passos parecem simples, mas exigem rotina. Com vários convênios pagando em datas diferentes, o controle manual costuma ficar para depois.
Como a Gestão Certa Saúde pode ajudar
Na Gestão Certa Saúde, a contabilidade e a gestão são pensadas para clínicas e médicos. Cada recebimento pode ser conciliado com a nota e com as retenções, para que nenhum valor retido fique sem abatimento.
Quer saber se a sua clínica pode estar pagando imposto duas vezes? Converse com a nossa equipe.
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Este texto tem caráter informativo e não substitui a análise do caso da sua empresa.
FONTES LEGAIS • Decreto nº 9.580/2018 — RIR, arts. 714 e 717
• Lei nº 10.833/2003 — arts. 30 a 32
• IN SRF nº 459/2004 — Retenções das contribuições
• IN RFB nº 765/2007 — Dispensa de IRRF no Simples Nacional
• Solução de Consulta Cosit nº 112/2019 — Glosas e retenções
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